En esta oportunidad abordaremos los temas sobre las modalidades de emisión y validación de comprobantes electrónicos. Como ya hemos definido en la entrada anterior la factura electrónica es el documento emitido utilizando una herramienta informática autorizada por SUNAT para acreditar la transferencia, entrega o prestación de bienes y servicios.
La Factura Electrónica es un documento legalmente válido que respalda las operaciones comerciales entre los contribuyentes y reemplaza a las facturas de papel, pero no es el único documento electrónico que tu empresa debe emitir, también notas de crédito, notas de débito y otros, dependiendo del tipo de empresa, veamos los tipos de comprobantes de pago electrónicos (CPE) contemplados por la SUNAT.
Como podemos ver, todo lo relacionado con la facturación debe ser emitido en formato electrónico, para esto la SUNAT a emitido ciertas normas que deben cumplir en el proceso de facturación. Por este motivo los sistemas de facturación deben estar aprobados previamente por la SUNAT para que tengan validez.
Tipos de comprobantes de pago electrónico (CPE)
- Factura: comprobante emitido por la prestación de un servicio o la venta de bienes, solo se emite cuando el adquirente tiene Ruc, o para exportaciones.
- Boleta de Venta: comprobante de pago destinado a los consumidores finales.
- Nota de Débito: comprobante utilizado para recuperar costos o gastos generados por el vendedor.
- Nota de Crédito: documento digital que acredita descuentos, anulaciones, devoluciones y bonificaciones.
- Recibo Electrónico de Servicios Públicos: comprobante que genera la SUNAT por el pago de servicios públicos, entiéndase, luz, teléfono o agua.
- Recibo por Honorarios: documento que emiten las personas naturales que prestan servicios de manera independiente.
- Comprobante de Percepción: documento digital emitido por el Agente de Percepción para justificar el cobro total o parcial a un cliente o importador.
- Comprobante de Retención: comprobante generado por el Agente de Retención cuando los proveedores abonan pagos de forma total o parcial.
- Liquidación de compra: comprobante emitido por la compra de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal y extracción de madera, de productos silvestres, minería aurífera artesanal y desperdicios derivados.
- Guía de Remisión: es un documento relacionado con los comprobantes de pago, emitido por el usuario Remitente o Transportista, para sustentar el transporte o traslado de bienes.
- Guía de Remisión de Bienes Fiscales: documento relacionado con los comprobantes de pago, emitido por el remitente o el transportista, que contiene un mecanismo de seguridad, para sustentar el transporte o traslado de bienes fiscalizados.
Modalidad de Facturación Electrónica
Los comprobantes de pago electrónicos se generan a través de los sistemas de emisión electrónica –SEE. Estos sistemas de emisión pueden ser públicos o privados:
- Publica-SUNAT: Las facturas se emiten desde el portal de la SUNAT, se debe contar conexión a internet, o desde la aplicación desarrollada por la SUNAT.
- Sistema de emisión SOL: Es el sistema gratuito provisto por la SUNAT. Es también conocido como SUNAT – Operaciones en Línea (SOL).
- Sistema de emisión facturador SUNAT: Es una aplicación gratuita que permite emitir comprobantes electrónicos. debes contar con sistemas computarizados para operarlo.
- Privado-Sistemas del contribuyente: Se emiten los comprobantes electrónicos como facturas, boletas, notas electrónicas, entre otros, desde los sistemas desarrollados o adquiridos por el contribuyente y con la autorización de SUNAT. Deben pasar por un proceso de homologación que consiste en un set de pruebas para evaluar si los sistemas gestionan correctamente la elaboración, emisión y envío de los comprobantes. La emisión de los CPE no requiere acceso independiente al portal web de la SUNAT, sino que la generación, remisión y validación de los CPE se realiza entre los sistemas del contribuyente y la base de datos de la SUNAT o del OSE.
En esta modalidad existen dos entes aprobados por la SUNAT, para que su factura tenga validez, estos son:
- Proveedor de servicios electrónicos (PSE): Es quién presta servicios al emisor electrónico, para la realización de alguna o todas las actividades inherentes a la modalidad de emisión electrónica de comprobantes de pago, en nombre del emisor.
El Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) se acredita ante la SUNAT, previo proceso de inscripción y homologación de los documentos electrónicos que vayan a generar.
- Operador de servicios electrónicos (OSE): El Operador de Servicios Electrónicos (OSE) es quién se encarga de comprobar informáticamente el cumplimiento de los aspectos esenciales para que se considere emitido el documento electrónico que sirve de soporte a los comprobantes de pago electrónicos y a cualquier otro documento que se emita.
También debe enviar la información de los comprobantes de pago validados, con sus constancias respectivas, así como de los documentos relacionados a la SUNAT.
¿Qué sistema de facturación debe utilizarse?
La SUNAT estableció que para enero del 2022, todos los contribuyentes deben tener facturación electrónica, entonces veamos qué modalidad de facturación se adapta a tu empresa.
Sistema de emisión SOL: Este sistema tiene varias limitaciones y está dirigido principalmente a pequeños contribuyentes y profesionales independientes que generan un bajo volumen de CPE. El comprobante se genera en línea a través del portal de la SUNAT
Sistema de emisión facturador SUNAT: Como mencionamos anteriormente, es una aplicación gratuita, dirigida principalmente a medianos y pequeños contribuyentes y tienen un alto volumen de facturación.
Desde esta aplicación se puede emitir facturas, boletas de venta y sus notas vinculadas (notas de crédito y notas de débito), y las comunicaciones de baja; las cuales se enviarán a la SUNAT en forma automática o a indicación del usuario.
De utilizar este sistema de emisión electrónica, la SUNAT almacena, archiva y conserva el comprobante electrónico y sus notas electrónicas vinculadas.
No requiere de conexión a Internet para la emisión del comprobante electrónico; pero si para el envío de los comprobantes electrónicos a la SUNAT.
Proveedor de servicios electrónicos (PSE): Estos sistemas pueden ser utilizados por cualquier emisor electrónico, debes evaluar la relación costos beneficios. Recomendado para empresas con alta facturación, los PSE, se encargan de que los comprobantes cuenten con los requisitos exigido por la SUNAT, cuentan con plataforma de soporte técnico para los emisores, se encargan de Resguardar la información, brindar soporte técnico. Estos sistemas emiten tanto las facturas electrónicas como los reportes y formatos que se deben enviar a la SUNAT o al OSE, para la respectiva validación de los CE. Dependiendo del PSE que escojas para tu empresa puedes obtener beneficios adicionales, en Benkiu te ofrecemos una aplicación moderna, con tecnología de punta y actualizaciones constantes, cuentas con apoyo técnico 8×6, integración con ERPs , reporte en Excel, entre otras.
Desarrollo de sistema a la medida: Generalmente, las empresas grandes tienen la capacidad interna para desarrollar sus propias plataformas y sistemas; los comprobantes electrónicos deben cumplir con las regulaciones, y por lo tanto deben ser homologados por la SUNAT.
Los comprobantes electrónicos que se emitan desde los sistemas del contribuyente, deben ser validados por la SUNAT de forma directa o por medio de los operadores de servicios electrónicos (OSE)
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