Contents
Introducción
Antes de abordar el tema del formato UBL, es importante que conozcamos qué es el lenguaje XML y porqué lo emplea la SUNAT como medida de seguridad.
La seguridad de la información de los contribuyentes es un tema serio para la SUNAT en Perú, por lo que siempre están en la búsqueda de cómo mejorar este aspecto, sobre todo en el intercambio de datos entre las distintas plataformas que intervienen en los procesos.
Por esta razón, se estableció que las facturas (tanto de compra como venta), las liquidaciones de factura, y las notas de débito y crédito, tienen la obligatoriedad de emitirse en XML.
Conozcamos algunas ventajas que ofrece el lenguaje XML a las facturas electrónicas:
- Ofrece portabilidad y utilización de la información mediante diversos tipos de plataformas.
- Es soportado por un amplio número de aplicaciones en distintos programas y existen múltiples bibliotecas para diversos lenguajes de programación, que facilitan el desarrollo de nuevas aplicaciones.
- Es un formato legible tanto por personas como por computadores.
- La especificación de documentos XML es sencilla, ágil y precisa.
- Garantiza la integridad de la información mientras viaja por la web.
De acuerdo con SUNAT, la factura electrónica está conformada por un archivo en código XML y su representación sería un PDF, siendo el XML un archivo con valor tributario.
En este caso es distinta al de la facturación tradicional ya que no se cuenta con 3 ó 4 copias.
Las empresas que hacen llegar el PDF impreso de los comprobantes electrónicos en caso requieran un cargo sellado, tendrían que hacer llegar una copia simple de la representación impresa del comprobante.
En la factura electrónica no existen papeles pre-impresos ni continuos. Las representaciones gráficas se imprimen por lo general en papel A4 o ticket, dependiendo de las necesidades del negocio. No obstante, toda representación impresa está firmada digitalmente.
La firma digital se muestra como “código hash”, un código alfa – numérico único por cada comprobante.
¿Qué es el formato UBL y por qué se emplea en la facturación electrónica?
Universal Business Language (UBL) es una librería estándar de documentos XML, diseñados para representar documentos empresariales tales como órdenes de venta o facturas. Ha sido desarrollada por un comité técnico de la organización Oasis, con la colaboración de varias organizaciones relacionadas con los estándares de datos en la industria. UBL está pensada para integrarse concisamente en las prácticas empresariales, legales, auditoras o de gestión de registros al presente vigentes. En pocas palabras, es un formato de data o idioma que usa la SUNAT para identificar las facturas, boletas, notas de crédito y débito.
El formato UBL (Universal Business Language) tiene como fin simplificar la automatización del intercambio de información financiera mediante el uso del lenguaje XML. El uso de este lenguaje es general en la actualidad y la estandarización del mismo hace que se simplifique muchísimo el tratamiento de datos y de información. Para comprenderlo un poco mejor, supongamos que una empresa genera un informe expresado en UBL, este documento podrá ser visualizado por los distintos departamentos y/o proveedores desde un navegador, hoja de Excel o en una base de datos sencillas, agilizando así la gestión de datos y simplificando la manera en que cada plataforma interpreta la estructura del documento.
Como se ve el formato XML vs el formato PDF
¿Qué pretende el formato único?
Además de facilitar y simplificar los trámites y la gestión, la implantación del sistema UBL de manera estandarizada, permitirá reducir costes y evitar problemas. Todas las organizaciones, públicas o privadas, se comunicarán entre sí con el mismo lenguaje y la misma estructura de los datos. Es decir, cualquier factura remitida a las administraciones públicas de toda Europa, contará con unos datos comunes lo que homogenizan su contenido y lo hacen fácilmente interpretable, minimizando el riesgo de fallos y el tiempo en su gestión.
El UBL (Universal Business Language) está creado para representar documentos empresariales como los comprobantes de pago electrónicos en el país. Y de acuerdo con la norma N.º 164 -2018/SUNAT, los emisores electrónicos que empiecen a emitir facturas electrónicas a partir del 1° de octubre del 2018 en adelante deberán emitir únicamente con la versión UBL 2.1. Mientras que el resto de los emisores electrónicos deberán emplear la versión 2.0 ó 2.1 de aquel estándar, pero desde el 1° de marzo de 2019 solo podrán utilizar la versión 2.1.
¿Por qué se debe emplear?
Se debe emplear porque la SUNAT está tratando de mejorar la supervisión y control de la información recibida por las empresas emisoras. Es una actualización en el que se busca optimizar el formato utilizado y mejorar algunos campos.
Evolución del formato UBL 2.0
Como ya hemos determinado anteriormente, el estándar internacional está basado en XML, a los elementos que componen los datos se les aplica etiquetas identificativas para que puedan ser procesados de forma eficiente por los programas informáticos. En tal sentido, UBL 2.0 permite aplicar etiquetas identificativas únicas a los distintos elementos que componen la información comercial, por ejemplo, «importes netos». Sin embargo, estas etiquetas proporcionan una amplia gama de información sobre dicho elemento, como, por ejemplo, si es monetario, porcentaje o fracción.
Se ha actualizado la versión UBL a 2.1, además de lo indicado en la versión anterior se hace uso de atributos para identificar de manera adecuada la información que se está enviando y facilitar así la interoperabilidad de las transacciones entre los contribuyentes y usuarios del comercio exterior.
¿Cuál es la diferencia entre UBL 2.0 y 2.1?
Este cambio permite mejorar la calidad de información y tener mayor versatilidad para incorporar nuevas formas de facturación. La diferencia más notoria son los campos de datos agregados a UBL 2.1, entre ellos:
- Hora de emisión
- Código del tipo de operación
- Código del domicilio fiscal o del local anexo del emisor
- Código de producto Sunat (Código internacional de Naciones Unidas, este código está formado por segmentos, familias, clases, productos será informado como mínimo hasta el tercer nivel. En caso de contar con el código internacional GS1 se puede obviar el Código UNSPSC) (Obligatorio a partir del 01 de enero del 2020)
- Nuevos catálogos
- Dato de la placa de vehículo.
¿Por qué agendar una asesoría con Benkiu?
Como hemos podido leer en este post, la Facturación Electrónica tiene la obligatoriedad de características técnicas dirigidas principalmente a la protección de la información, sin embargo, muchas de estas características son un poco complicadas de explicar. Tratamos de simplificarlo para todos nuestros lectores a modo que entiendan un poco como la SUNAT vela por el resguardo de la información y mecanismos técnicos utiliza.
Nuestra propuesta de valor está basada en brindarte todas las herramientas para que tu negocio cumpla con la ley, con un sistema que se adapte a tu equipo de trabajo y sobretodo, satisfaga las necesidades de tu negocio.
El sistema de Facturación Electrónica que utiliza Benkiu es muy seguro, aporta a la productividad de su empresa, evita la pérdida de documentos y permite ahorrar tiempo en papeleos. Además, al contar con un desarrollador directamente como aliado estratégico de innovación y tecnología, su empresa podrá contar con un equipo encargado de siempre estar a la vanguardia, no deberá preocuparse de actualizaciones engorrosas del sistema, leyes tributarias, cambios de tiempos y obligatoriedad entre otros.
